As reuniões de trabalho fazem parte do dia a dia nas organizações. Muitas vezes, estes encontros se tornam ineficazes e, sem apresentar efetivamente, soluções. E para que isso não ocorra, existem algumas dicas para antes e durante uma reunião, e ainda alguns comportamentos que devem ser evitados para garantir mais produtividade. Confira as dicas:

Pré-reunião:

• Faça a pergunta: essa reunião é realmente necessária? Um simples e-mail ou telefonema resolveria o assunto?;
• Ao convocar uma reunião, considere o dia, hora, local e verifique se todos os participantes estão de acordo com a agenda;
• É importante que todos estejam preparados e saibam a pauta que será discutida.

Durante a reunião

• Seja pontual, esteja atento ao horário e local da reunião;
• O encontro deve facilitar a democracia e a participação de todos os integrantes do grupo, motivando-os a opinar e propor ideias;
• Evite verificar as chamadas ou e-mails no celular ou tablet, respeite os colegas que estão expondo suas ideias;
• O início e o término da reunião devem ser respeitados conforme o acordado;
• Assuntos paralelos e divagações sobre outros assuntos devem ser evitados;
• Deve-se chegar a conclusão do tópico que está sendo debatido, para depois partir para a discussão de novos assuntos;
• Definir uma pessoa que será responsável por registrar os principais itens (ata) da reunião e que posteriormente, será enviado a todos os participantes;
• Seja flexível ao se expressar e ao ouvir novos pontos de vista. Só o faça depois que os outros as tenham expressado;
• Mantenha a reunião ativa, sem desviar-se do tema. Garanta que seja rápida, com exposições curtas. Sendo necessário, intervenha quando alguém quiser falar muito ou com demasiada frequência.