Não. De novo não! Mais uma daquelas reuniões chatas e intermináveis?!

É assim que você reage várias vezes por semana no seu trabalho? Lamento por você, mas saiba que uma parcela da responsabilidade por isto acontecer também é sua.

Muitos profissionais nas empresas imaginam que a melhor forma para resolver as questões cotidianas é por meio de uma reunião. Com esse pensamento, agendam encontros profissionais a toda hora, como se eles fossem resolver todos os problemas da organização.

É lógico que algumas reuniões são necessárias e super indicadas, como em momentos de crise ou de comunicar mudanças estratégicas. Mas outras, puxa, ninguém sabe porque foram feitas.

Uma pesquisa mostra que 49% dos profissionais acreditam que as reuniões representam o maior desperdício de tempo dentro de uma empresa. Não é à toa que elas estão cada vez mais desgastadas.

Saiba que você também é responsável por tornar as reuniões mais produtivas e menos enfadonhas, quer seja o organizador delas ou apenas um participante convidado. Afinal, não importa de qual lado da mesa você esteja, o seu tempo será consumido nestes encontros.

Listamos algumas medidas que você pode adotar para o seu próprio bem e de toda a coletividade da sua empresa:

1. Só agende reuniões que tenham um objetivo claro, tanto para você, quanto para os outros envolvidos

2. Elabore uma agenda com os tópicos que devem ser tratados ou solicite que te enviem sempre que for convidado

3. Relacione os documentos que cada um deve trazer e solicite a preparação deles com, pelo menos, 24 horas de antecedência

4. Determine um horário para o início e comece pontualmente, independente de quem esteja presente. Assim você estimulará o hábito saudável da pontualidade

5. Estabeleça um horário para o término e cumpra a sua agenda. Caso necessário, marque outra reunião para finalizar o assunto

6. Faça reuniões curtas. É mais produtivo marcar mais reuniões curtas, com espaço entre elas, para que a ideia amadureça na cabeça de cada um

7. Finalize com uma espécie de ata, onde esteja definido o papel de cada participante, as tarefas que têm que fazer e os prazos a serem cumpridos

8. Envolva apenas os profissionais que de fato podem contribuir ou decidir sobre o assunto

9. Convide todos a deixarem seus celulares no modo “vibrar”, para que a atenção não seja desviada a cada segundo

10. Sempre que possível, realize as reuniões em pé, porque desta maneira elas se tornarão automaticamente mais curtas. O desconforto fará com que todos sejam mais diretos e objetivos.